为加强对市司法局直属公证处的监督、指导，规范直属公证处（以下简称“公证处”）的执业活动和内部管理，促进公证事业健康有序地发展，根据《中华人民共和国公证法》等相关法律、法规规定，结合宁波公证工作实际，制定本意见。

　　一、公证管理的制度建设与执行

　　1、公证处应不断建立、完善内部管理机制，按照有关法律法规和上级主管部门的要求，制订以下内部管理制度：

　　（1）公证人员廉洁执业措施和职业道德规范；

　　（2）政治、业务学习和培训制度；

　　（3）主任会议、处务会议制度；

　　（4）公证质量监控制度和公证员执业过错责任追究制度；

　　（5）公证信访、复查、投诉处理流程和办法；

　　（6）公章、公证员签名章等印章保管和使用规定；

　　（7）重大、疑难、复杂公证业务集体讨论制度；

　　（8）公证档案管理规定；

　　（9）公证专用纸使用管理细则；

　　（10）财务和资产管理制度；

　　（11）事务公开制度；

　　（12）人员岗位职责；

　　（13）其他内部日常管理制度。

　　2、公证处应当按照宁波市司法局《关于建立宁波市公证重大事项报告制度的通知》（甬司发[2008]36号文件）和浙江省公证协会《关于建立公证重大事项报告制度的通知》（浙公协[2008]11号文件）的要求，及时向宁波市司法局公证管理处报告公证重大事项。

　　3、公证员助理的管理按照市公证员协会制定的《宁波市公证员助理管理办法》（甬公协[2007]9号文件）执行，非公证员助理不得办理公证业务。

　　4、公证处应当按照宁波市司法局《关于做好建立公证执业档案工作的通知》（甬司法[2008]37号文件）的要求，及时向宁波市司法局公证管理处报送相关资料。

　　5、公证人员执业时应着规定服装，佩带与工作性质相符的徽章、工作胸牌。

　　6、公证处应准确、及时地上报公证月报表、公证半年报表、公证年报表、法律援助公证案件备案表等资料。其中，公证月报表应在每月的28日前上报，公证半年报表在每年的6月28日前上报，公证年报表在每年的12月28日前上报，法律援助公证案件备案表每季度末上报。

　　二、公证质量管理

　　1、公证处办理公证业务时应当严格执行《公证程序规则》的规定，从申请、受理登记、告知、审查、核实、审批、出证、送达、立卷归档等各个流程、环节把握办证质量，杜绝假证，减少错证。公证处必须坚持统一收费、统一出证、统一存档制度。

　　2、公证处应严格执行审批出证制度，公证书由公证处负责人或负责人指定的公证员审批出证，任何公证员不得审批自己办理的公证书，法律法规另有规定的除外。

　　3、公证处应建立公证质量监控制度，对于重大、复杂、疑难的公证事项，应由公证处主任或副主任召集公证员集体讨论，并将讨论意见记录附卷。无法形成统一意见或把握不准时，应及时向市公证员协会或省公证协会咨询。

　　4、公证处每季度应对本处公证质量进行一次自查，分析质量状况，对存在的质量隐患提出消除措施，并形成书面报告存档；公证处应不定期组织公证员开展公证质量自查、互查，发现问题，及时纠正。

　　5、公证处应当自觉接受司法行政机关、公证员协会、以及当事人和社会的监督；公开投诉电话、传真、邮箱，在醒目处设置意见箱和《宁波市公证行业法律服务情况反馈表》，畅通复查和投诉渠道，依法受理和处理当事人提出的复查申请和投诉，并将相关情况及时上报市司法局公证管理处。

　　6、公证处及公证员因过错给当事人、公证事项的利害关系人造成损失，由公证处承担相应赔偿责任的，以及公证处向有故意或重大过失的公证员追偿的，均因事先报告市司法局公证管理处、事后报备案。

　　7、公证处应当不断推进公证信息化建设，充分利用现代科技为公证工作服务，提升公证质量和服务水平。

　　三、公证执业秩序管理

　　1、公证处、公证员应当本着尊重同行，鼓励和保护公平竞争，做到同业互助，共谋发展的原则开展执业活动，必须恪守职业道德和执业纪律，维护公证行业整体利益，树立公证行业的公信力。

　　2、公证处应承担维护良好执业秩序的重要职责，对公证处之间、公证员之间出现的执业冲突、矛盾，应本着谁先受理谁先办理的原则，由公证处负责人出面协商解决。协商不成的，应及时上报市司法局公证管理处协调处理。各方应积极服从协调结果，努力将矛盾纠纷消除在萌芽状态，避免出现不正当竞争行为，杜绝发生严重后果。

　　3、公证处、公证员不得从事下列不正当竞争行为：

　　（1）在报刊、广播、电视、互联网等媒体上或利用其他手段提供虚假信息，对本公证处、公证人员进行夸大、虚假宣传，误导当事人、公众或社会舆论；

　　（2）未经市司法局批准在有关机关、团体、企业或其他组织设立办事机构或未经省司法行政机关批准擅自设立分支机构；

　　（3）以诋毁其他公证处或公证员声誉的手段争揽公证业务；

　　（4）故意在当事人与承办公证人员之间制造纠纷，导致当事人终止办理公证业务或更换承办公证员；或利用人际关系、利诱等不正当的方法争揽已由其它公证处、公证员受理的公证业务；

　　（5）采取给予公证当事人或公证事项介绍人回扣、佣金或回扣、佣金性质的费用或其他利益的手段承揽公证业务；

　　（6）采取贿赂等手段争揽公证业务；

　　（7）降低国家规定的收费标准争揽公证业务；

　　（8）利用与行政机关、社会团体、经济组织的特殊关系，排斥同行，争揽公证业务；

　　（9）其他不正当竞争行为。

　　4、公证处或公证员有上述第一、二项行为的，由市司法局责令相关公证处、公证人员澄清事实、消除影响，撤销非法机构。

　　有上述第三、四、五、六、七、八项所列行为之一的，由市司法局依照《公证法》第四十一条相关规定给予处罚，或由协会根据行业惩戒规则予以惩戒处分。

　　5、公证处负责人是防止公证执业过程中不正当竞争行为发生的主要责任人。

　　6、市公证员协会可以在各公证处自愿的基础上，根据意思自治的原则，制定防止不正当竞争的行业公约，但不得违反法律法规。

　　对新创、首办公证事项或新拓展的公证业务，行业组织可以自行约定给予新创、首办公证事项或新拓展的公证业务的公证处一定期限、一定区域的单独承办权。

　　7、公证收费应依照物价部门、司法行政部门的相关规定执行。规定不明确的，市公证员协会可以在行业内自愿约定相关收费标准。各公证处不得自行提价或压价。

　　法律援助案件减免公证费的，应经公证处主任审批同意，并填写《法律援助公证案件备案表》及相关统计资料。

　　8、为促进公证工作健康发展，确保办证质量，完善公证风险体制，有效防止不正当竞争，落实公证惩戒制度，市公证员协会可以在各公证处自愿的前提下，推广实施公证处和公证员的保证金制度。

　　四、培训与考核

　　1、公证处应当组织本处的公证人员参加各级业务主管部门为提高公证人员的素质而举办的培训班、研讨会和学术经验交流会等活动。公证处应至少每月组织一次业务学习。

　　2、公证员每年参加职业继续教育培训的时间不得少于四十学时；每年完成一篇以上公证实务理论论文和一个公证案例的撰写。

　　3、公证处的年度考核由市司法局依照上级司法行政机关的规定在每年的第一季度实施，由公证管理处、组织人事处、财务审计等部门组成年度考核组，负责公证处的年度考核工作。

　　公证处应当于每年2月1日前向考核机关提交上年度工作报告和本年度工作计划。

　　4、公证员、公证员助理的年度考核由所在的公证处实施，考核结果报市司法局公证管理处备案。公证处负责人的年度考核由市司法局实施。

　　5、公证处年度考核达到优秀且得分名列前二位的，市司法局给予奖励政策。

　　6、公证处内部管理混乱的，公证质量出现明显问题的，公证处及其公证人员有不正当竞争行为的，对主管部门的监督和指导不予理会或推诿的 ，年度考核未达到合格以上等次的，由市司法局对该公证处的负责人及直接责任人员予以批评教育，提出整改要求，或者组织进行培训。

　　经教育或培训后仍不改正、存在前款规定现象造成恶劣影响的，将追究公证处负责人的责任，直至免去负责人职务。

　　五、其他

　　宁波市司法局直属公证处适用本意见的规定，宁波市辖区内的其他公证处参照适用本意见的规定。

　　本意见由宁波市司法局负责解释。

　　本意见从发布之日起实施。

发布部门：宁波市其他机构　发布日期：2009年06月30日　实施日期：2009年06月30日　(地方法规)